Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 06.02.2017 - Segunda

*Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 06/02 - Segunda*

*Eis aqui uma rápida amostra da automação total.*

Acordei hoje de manhã e, sendo segunda-feira, chequei meus e-mails por uma hora antes de um requintado café-da-manhã em Buenos Aires.

Sowmya, da India, encontrara uma amiga minha do colégio com quem eu não tinha contato há muito tempo, e Anakool, da YMII, tinha posto no Excel relatórios de pesquisa sobre previdência e aposentadoria lado a lado com a média de horas anuais trabalhadas em diferentes áreas. As entrevistas para esta semana tinham sido agendadas por uma terceira assistente virtual indiana, que também tinha levantado os contatos das melhores escolas de kendo no Japão e dos melhores professores de salsa em Cuba.

Na próxima pasta de mensagens, fiquei feliz em ver que Beth, minha gerente no Tennessee, tinha resolvido praticamente duas dúzias de problemas na última semana – o que deixou nossos maiores clientes na China e na Africa do Sul sorridentes – e também tinha coordenado a declaração de impostos na Califórnia com meus contadores no Michigan. Os impostos foram pagos através do meu cartão de crédito e, com uma rápida espiada na minha conta bancária, confirmei que Shane e o resto da equipe vinham depositando mais dinheiro do que no mês passado. Tudo corria bem no mundo da automação.

Era um belo dia ensolarado, e fechei sorridente meu laptop. Por um bufê a vontade no café-da-manhã, com café e suco de laranja, eu paguei 4 dólares. Os terceirizados na Índia custavam entre 4 e 10 dólares por hora. Meus terceirizados nos Estados Unidos recebiam por desempenho ou quando os produtos eram embarcados.

Isso cria um fenômeno comercial curioso: fluxo de caixa negativo é impossível. Coisas divertidas acontecem quando você ganha em dólares, vive em pesos e remunera em rupias, mas isso é apenas o começo.

Mas eu sou empregado! Como isso me ajuda?

"Ninguém pode lhe dar liberdade. Ninguém pode lhe dar igualdade, ou justiça, ou nada. Se você for homem, você conquista."
MALCOLM X, Malcolm X Speaks

Arrumar um assistente pessoal remoto é um enorme ponto de partida e marca o momento em que você aprende a dar ordens e ser o comandante em vez de ser o comandado. É um treinamento em pequena escala para a mais importante das habilidades dos *NR:* gerenciamento remoto e comunicação.

É hora de aprender como ser o chefe. Isso não demanda tempo. Possui baixo custo e baixo risco. Se você "precisa" ou não de alguém neste momento, isso não importa. É um exercício.

É também um teste indicativo de empreendedorismo: você consegue gerenciar (direcionar e punir) outras pessoas? Com o treinamento e a prática apropriados, eu acredito que sim. A maior parte dos empreendedores fracassa porque se joga na piscina antes de aprender a nadar. Usando um assistente virtual (AV) como um simples exercício, sem contras, as bases do gerenciamento são repassadas em um teste de 2 a 4 semanas, custando entre 100 e 400 dólares. Isso é um investimento, não uma despesa, e o retorno sobre o investimento é impressionante. Ele se pagará em um máximo de 10 a 14 dias, depois dos quais será puro lucro em economia de tempo.

Ser um membro dos NR não é apenas trabalhar melhor. É também construir um sistema para substituir você.
Esse é o primeiro exercício.
Mesmo que você não tenha intenção de se tornar um empresário, essa é a continuação final do nosso processo de eliminação e de 80/20: preparar alguém para substituí-lo (mesmo que isso nunca aconteça) produzirá uma série de regras ultrarrefinadas que eliminarão a gordura e a redundância restantes em sua agenda. 

Prolongar tarefas desimportantes desaparecerá assim que alguma outra pessoa for paga para fazê-ias.

Mas e o custo?
Isso é uma barreira difícil para a maioria. Se posso fazer algo melhor do que um assistente, por que deveria pagar-lhe para fazer? Porque o objetivo é liberar o seu tempo para focar em coisas maiores e melhores.

Este capítulo é um exercício de baixo custo para fazer você vencer esse limitador do seu estilo de vida. É absolutamente necessário que você entenda que sempre poderá fazer algo mais barato se fizer você mesmo. Isso não significa que você queira gastar o seu tempo fazendo. Se usar o seu tempo, que vale entre 20 e 25 dólares por hora, para fazer algo que alguém pode fazer por 10 dólares por hora, é simplesmente um mau uso de recursos. É importante começar a se acostumar com a idéia de pagar outras pessoas para fazer as coisas para você. Poucos o fazem, o que é outra razão pela qual tão poucas pessoas têm seus estilos ideais de vida. 

Mesmo que o custo por hora seja ocasionalmente maior do que o que você
ganha atualmente, a troca normalmente vale a pena. Assumamos que você ganhe 50 mil dólares por ano, portanto 25 dólares por hora (trabalhando das 9 ás 5, de segunda a sexta, 50 semanas por ano). Se você pagar a um assistente de alto nível 30 dólares por hora, e ele fizer você economizar um período inteiro de 8 horas por semana, seu custo (subtraindo o que você ganha) é de 40 dólares para deixar de trabalhar um dia.

Você pagaria 40 dólares por semana para trabalhar apenas de segunda a quinta? Eu pagaria – eu pago, na verdade. Tenha em mente que esse é o pior cenário possível em termos de custo.
Mas e se seu chefe encrencar?
Isso definitivamente não é um problema real, mas prevenir é melhor do que remediar. Não há nenhuma razão ética ou legal para o patrão saber se você escolhe tarefas não-sensíveis. A primeira opção é delegar tarefas pessoais. Tempo é tempo, e se você está gastando seu tempo em afazeres pessoais e outras miudezas, de modo que poderia gastar melhor seu tempo, um AV vai melhorar sua vida e a curva de aprendizado de gerenciamento é similar. Em segundo lugar, você pode delegar tarefas profissionais que não incluam informações financeiras ou que não identifiquem a empresa em que você trabalha.

Pronto para construir um exército de assistentes? Antes disso, vamos olhar o lado negro da delegação. Uma recapitulação vem a calhar para evitar abusos de poder e comportamento esbanjador.
Os perigos da delegação: antes de começar
"A primeira regra de qualquer tecnologia
usada em uma empresa é que a automação aplicada
a uma operação eficiente aumentará a eficiência.
A segunda é que a automação aplicada
a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência."
BTLL GATES

Você alguma vez já recebeu uma tarefa ilógica para fazer, assumiu trabalho desimportante ou mandaram que fizesse algo da forma menos eficiente possível?
Nada divertido e nada produtivo.
Agora é a sua vez de mostrar que pode fazer melhor. A delegação é para ser usada como um passo adicional na redução, não como uma desculpa para criar mais movimento e acrescentar coisas sem importância. Lembre-se – a menos que algo esteja bem definido e seja importante, ninguém deve fazê-lo.

Elimine antes de delegar.

Nunca automatize nada que possa ser eliminado, e nunca delegue algo que possa ser automatizado ou dinamizado. Se não, você desperdiçará o tempo de outra pessoa em vez de desperdiçar o seu, o que agora desperdiça também o dinheiro que voce ganhou com muito trabalho, E como isso incentiva tornar-se eficiente e eficaz?

Agora você está brincando com o seu próprio dinheiro, e isso é algo com que quero que você sinta-se confortável – esse primeiro passo é um pequeno avanço.

Eu falei em eliminar antes de delegar?

Por exemplo, é popular entre executivos ter assistentes para ler e-mails. Em alguns casos, isto é valioso. No meu caso, eu uso filtros de spam, auto-respostas com FAQS e encaminhamento automático de mensagens para terceirizados, de maneira a limitar minha cota de e-mails a 10-20 respostas por semana. Isso me toma 30 minutos por semana porque uso sistemas – eliminação e automação – para que isso aconteça.

Também não uso um assistente para marcar reuniões ou conference calls porque eliminei reuniões. Se precisar marcar um incomum telefonema de 20 minutos em determinado mês, mando um e-mail com duas linhas e ponto final.

O princípio número um é refinar as regras e processos antes de acrescentar pessoas ao sistema. Usar pessoas para alavancar um processo refinado multiplica a produção; usar pessoas como uma solução para um processo pobre multiplica os problemas.

O cardápio: um mundo de possibilidades
"Não estou interessado em migalhas de compaixão
jogadas da mesa de alguém que se considera meu senhor.
Eu quero todo o cardápio dos direitos."
DESMOND TUTU, bispo
e ativista sul-africano
 

A próxima questão então torna-se:" O que devo delegar?". Trata-se de uma boa pergunta, mas não quero respondê-la. Quero assistir a Uma família da pesada. Verdade seja dita, é um puta trabalho escrever sobre não trabalhar. Ritika, da Brickwork, e Venky, da YMII, são mais do que capazes de escrever esta seção, então eu vou apenas mencionar duas normas e deixar a hérnia mental do trabalho detalhado para elas.

Regra de ouro 1: Cada tarefa delegada deve ao mesmo tempo demandar bastante tempo para sua realização e estar bem definida. Se você estiver correndo como uma galinha que teve a cabeça decepada para não fazer uma tarefa e designa seu AV para fazê-la, isso não melhora em nada a ordem do universo.

Regra de ouro 2: De leve, divirta-se com isso. Peça para alguém em Bangalore ou Xangai enviar e-mails para seus amigos, como seu assistente pessoal,  para marcar almoços ou outras coisas básicas. Atormente seu chefe com telefonemas estranhos, de números desconhecidos e com sotaque forte. Ser eficaz não significa ser sério o tempo todo. E divertido estar no controle, para variar. Alivie um pouco da repressão, para que ela não se torne um complexo depois.

Personalizar-se e como tornar-se Howard Hughes
Howard Hughes, o cineasta ultra-rico e excêntrico de O aviador, era notório por designar tarefas esquisitas para seus assistentes. Eis aqui algumas delas, sobre as quais você talvez
queira refletir.2

1. Depois de seu primeiro acidente aéreo, Hughes confidenciou a um amigo que acreditava que sua recuperacão se devia ao consumo de suco de laranja e as suas propriedades curativas. Ele acreditava que a exposição ao ar reduzia a potência do suco, então exigia que as laranjas fossem cortadas e espremidas em sua frente.

2. Quando Hughes frequentava a noite de Las Vegas, seus assistentes eram responsáveis por abordar qualquer garota de que ele gostasse. Se uma garota fosse convidada a juntar-se a
mesa de Hughes e concordasse, um assistente imediatamente poria um termo de concordância para que ela assinasse. 

3. Hughes tinha um barbeiro a disposição 24 horas, sete dias por semana, mas seus cabelos e unhas eram cortados mais ou menos uma vez por ano.

4. Em seus anos de confinamento num hotel, dizia-se que Hughes teria instruído seus assistentes a colocar um cheeseburger em uma árvore específica, do lado de fora de sua cobertura, todo dia as 4 da tarde, estivesse ele lá ou não.

Quantas possibilidades há neste mundo! Assim como o Modelo T trouxe o transporte para as massas, os assistentes virtuais trazem o comportamento excêntrico de bilionários ao alcance de cada homem, mulher e criança. Isso é o progresso.

S em mais cerimônias, deixem-me passar o microfone. Notem que a YMII realiza 2 Donald Bartlett, Howard Hughes: His Life and Madness tanto tarefas profissionais quanto pessoais, ao passo que a Brickwork realiza somente projetos profissionais. Vamos começar com as coisas importantes porém estúpidas e passar rapidamente do sublime para o ridículo. Apenas para dar um gostinho do que esperar, não corrigi o jeito delas de falar.

Venky: Não se limite. Apenas pergunte-nos se algo é possível. Já produzimos festas,arrumamos bufês, pesquisamos cursos de verão, organizamos registros contábeis, criamos modelos 3D a partir de rascunhos. Apenas peça-nos.

Podemos encontrar o restaurante mais próximo a sua casa em que você possa comemorar o aniversário de seu filho, levantar os custos e organizar a festa. Isso permite que você use seu tempo para trabalhar ou para ficar com seu filho. Mas o que não podemos fazer? Não podemos fazer nada que requeira nossa presença física. Mas você ficaria surpreso com o quão pequena é a lista de tarefas assim nos dias de hoje.

Eis as tarefas mais comuns que realizamos:

➢ Marcar entrevistas e reuniões.
➢ Pesquisas na Internet.
➢ Dar prosseguimento a compromissos, tarefas e mensagens.
➢ Compras on-line.
➢ Criação de documentos oficiais.
➢ Manutenção de websites (web design, publicação, upload de arquivos) que não
requeiram um designer profissional.
➢ Monitoramento, edição e publicação de comentários em discussões on-line.
➢ Postar vagas de emprego na web.
➢ Redação de documentos.
➢ Revisão ortográfica, gramatical e edição de documentos.
➢ Pesquisas na Internet para atualização de blogs.
➢ Atualização do banco de dados do Sistema de Gerenciamento do
Relacionamento com Clientes.
Ritika, da Brickwork, acrescentou os seguintes:
➢ Pesquisa de mercado.
➢ Pesquisa financeira.
➢ Planos de negócios.
➢ Análise comercial.
➢ Relatórios tributários.
➢ Preparação de apresentações.
➢ Relatórios e informes.
➢ Pesquisa jurídica.
➢ Análises.
➢ Desenvolvimento de websites.
➢ Otimização de mecanismos de busca.
➢ Manutenção e atualização de bancos de dados.
➢ Avaliação de crédito.
➢ Processos de pesquisa de gerenciamento.

Venky: Temos um cliente esquecido que pede que liguemos para ele o tempo todo com incontáveis lembretes. Um de nossos clientes, em um plano personalizado, pede que liguemos para acordá-lo todas as manhãs. Já buscamos pessoas com quem nossos clientes perderam contato após o Katrina. Encontramos empregos para clientes! O meu favorito: um de nossos clientes tem um par de calças que ele realmente adora, mas que está fora de linha. Ele mandou-as para Bangalore (de Londres) para que fossem criadas réplicas exatas por uma fração do preço original.

Algumas outras coisas feitas pela YMII são:
➢ Lembrar um cliente ultrazeloso de pagar suas multas de estacionamento irregular, bem como de não dirigir em velocidade e de pagar suas taxas de estacionamento.
➢ Pedir desculpas e mandar flores e cartões para esposas de clientes.
➢ Estabelecer um plano de dieta, lembrando o cliente regularmente, fazendo compras baseadas no plano.
➢ Arrumar um emprego para uma pessoa que ficou desempregada por causa da terceirização. Fizemos a pesquisa de emprego, escrevemos as cartas de  apresentação, montamos o currículo e conseguimos o emprego em 30 dias.
➢ Consertar uma janela quebrada em uma casa em Genebra, na Suíça.
➢ Pegar as informações sobre um trabalho com a professora e enviar para o email do cliente (os pais da criança).
➢ Pesquisar como amarrar os cadarços para uma criança (filho de um cliente).
➢ Encontrar uma vaga para seu carro em alguma outra cidade, antes mesmo que você vá viajar.
➢ Comprar latas de lixo para sua casa.
➢ Conseguir uma previsão oficial do tempo, autenticada, para uma hora específica, em um lugar específico e em um dia específico, cinco anos atrás.
Isto foi usado como prova de um processo judicial.
➢ Conversar com os pais em nome de nosso cliente.

Escolhas básicas: Nova York ou Nova Délhi?

*Até amanhã...*