Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 07.02.2017 - Terça
*Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 07/02 - Terça*
*Escolhas básicas: Nova York ou Nova Délhi?*
Há dezenas de milhares de AVs – como escolher o certo? Os recursos disponíveis ao final deste capítulo vão indicar a você onde procurar, mas é informação demais, bastante confusa, a menos que você tenha alguns critérios determinados previamente.
Normalmente, ajuda começar com a questão "Onde?".
Remoto ou local?
"Made in the USA" não tem mais a aura que tinha antes. Os prós de saltar entre fusos horários e aproveitar as taxas de câmbio do Terceiro Mundo são duplicados: as pessoas trabalham enquanto você está dormindo, e a despesa por hora é menor.
Economiza tempo e dinheiro. Ritika explica isso com um exemplo: Alguém pode pedir algo ao seu assistente pessoal remoto na Índia quando estiver indo embora do trabalho, ao final do dia, em Nova York, e o trabalho estará pronto na manhã seguinte. Por causa da diferença com a Índia, os assistentes podem trabalhar enquanto os clientes estão dormindo, e estes terão tudo pronto logo pela manhã.
Assim que acordarem, encontrarão o trabalho completo em sua caixa de mensagens. Esses assistentes também podem ajudá-lo a ficar em paz quando, por exemplo, quiser dedicar-se a uma leitura.
AVs indianos e chineses, bem como os da maior parte dos países em desenvolvimento, custam entre 4 e 15 dólares por hora, a menor faixa de preços limitada as tarefas mais simples, e a maior faixa, as tarefas que incluem o equivalente a MBAs ou ph. Ds em Harvard ou Stanford. Precisa de um plano de negócios para conseguir recursos? A Brickwork pode fazer para você por algo entre 2500 e 5 mil dólares, em vez de 15 mil a 20 mil dólares.
Assistentes estrangeiros não servem apenas para economizar seu tempo. Sei de casos, direto da fonte, em que executivos de cinco grandes empresas de contabilidade e de consultoria gerencial rotineiramente cobram de seus clientes pelo trabalho de seis funcionários para fazer relatórios de pesquisa, que na verdade são feitos por quatro assistentes na Índia.
Nos Estados Unidos ou no Canadá, a faixa de preços por hora varia entre 25 e 100 dólares. Parece uma escolha óbvia, certo? Bangalore 100%? Não. A medida importante é o custo por tarefa completada, não o custo por hora.
O grande desafio com auxiliares em outros países pode ser a barreira da língua, que normalmente quadruplica as idas e vindas nas discussões e, portanto, o custo final.
Na primeira vez em que contratei um AV indiano, cometi o erro fundamental de não estabelecer um limite de horas para três tarefas simples. Quando fui checar, mais tarde na mesma semana, descobri que ele tinha gasto 23 horas correndo atrás do próprio rabo. Ele tinha agendado uma entrevista de seleção para a semana seguinte, marcada no horário errado! Uma confusão.
Vinte e três horas? Isso acabou me custando, a 10 dólares por hora, 230 dólares. As mesmas tarefas, realizadas logo depois por alguém que fala inglês como primeira língua, no Canadá, foram realizadas em duas horas, a 25 dólares por hora.
Cinquenta dólares por quatro vezes mais resultados. Dito isso, eu pedi outro AV indiano a mesma empresa que conseguiu duplicar os resultados do canadense.
Como saber qual escolher? Essa é a parte bonita: você não precisa saber. É questão de testar alguns poucos assistentes tanto para aprimorar seus talentos de comunicação quanto para determinar quem vale a pena contratar e quem vale a pena demitir. Ser um chefe que toma as decisões baseado em resultados não é tão simples quanto parece.
*Há algumas lições a se aprender aqui.*
*Em primeiro lugar,* o custo por hora não é o que determina definitivamente o custo. Pense no custo por tarefa. Se você precisar perder tempo retificando a tarefa ou de alguma forma gerenciando o AV, determine a quantidade de tempo de que você precisará dispor e some isso (usando o seu salário por hora de capítulos anteriores) para chegar ao preço final da tarefa. Pode ser surpreendente. Assim como é ótimo dizer que você tem pessoas trabalhando para você em três continentes, é horrível ter que perder tempo ficando de babá de pessoas que supostamente deveriam tornar sua vida mais fácil.
*Em segundo lugar,* quem não arrisca não petisca. É impossível prever se determinado AV vai trabalhar bem se você não testar. Por sorte, há algumas coisas que você pode fazer para aumentar sua chance de sucesso, e uma delas é usar uma empresa de AVs em lugar de um profissional solo.
*Solo vs. Equipe*
Vamos supor que você encontre o AV perfeito. Ele realiza todas as tarefas comuns que você repassa a ele, de modo que você decide tirar merecidas férias e ir para a Tailândia. É bom saber que alguém além de você tocará o barco e apagará os incêndios, só para variar. Finalmente, algum alívio! Duas horas antes de seu vôo de Bangkok para Phuket, você recebe um e-mail: seu AV está fora de atividade e encontrar-se-á hospitalizado na próxima semana. Droga. Férias FUBAR.3
Eu não gosto de ficar dependente de uma única pessoa, e não recomendo isso de forma alguma. No mundo da alta tecnologia, esse tipo de dependência é chamado de "ponto único de falha" – um item frágil do qual depende todo o resto. No mundo da Tecnologia da Informação (TI), o termo "redundância" é usado como um ponto forte de sistemas que continuam funcionando mesmo que haja alguma avaria ou falha mecânica em uma das partes, No contexto dos AVs, redundância significa ter suporte adicional.
Recomendo que você contrate uma empresa de AVs, ou AVs com equipes reserva, em vez de operadores solo. Sobram exemplos, é claro, de pessoas que tiveram um único assistente ao longo de décadas, sem nenhum tipo de problema, mas acredito que esta seja a excepção, e não a regra. Melhor prevenir do que remediar.
Além da simples prevenção de desastres, uma estrutura de grupo fornece uma lista de talentos que permite que você repasse várias tarefas sem ter que se incomodar em encontrar uma nova pessoa com a qualificação desejada. A Brickwork e a VMII são ambas exemplos desse tipo de estrutura e oferecem um ponto único de contato, um administrador da minha conta, que então redireciona as tarefas que eu pego para as pessoas mais capazes no grupo, da melhor forma possível. Precisa de design gráfico?
Fazem. Gerenciamento de dados? Fazem. Eu não gosto de coordenar múltiplas pessoas. Quero conseguir de primeira o que quero e estou disposto a pagar até 10% mais por isso. Recomendo que você igualmente não economize migalhas quando falamos de milhões.
Escolher trabalhar com um grupo não significa que quanto mais melhor, apenas significa que é melhor várias pessoas do que uma só. O melhor AV que eu já tive até hoje é um indiano com cinco assistentes trabalhando com ele. Três podem ser mais do que o suficiente, mas dois dão conta do recado.
*Medo numero 1:*
"Querido, você comprou um Porsche na China?"
Tenho certeza de que você tem seus medos. AJ certamente tinha os seus:
Meus terceirizados agora sabem uma quantidade alarmante de coisas sobre mim – não só minha agenda, mas meu colesterol, meu problema de infertilidade, meu CPF, minhas senhas (incluindo aquela que é um palavrão tipicamente adolescente).
Algumas vezes fico preocupado em não aborrecer meus terceirizados ou vou terminar com uma conta de 12 mil dólares no meu cartão de crédito, na Louis Vuitton de Anantapur.
A boa notícia é que o uso fraudulento de informações financeiras e confidenciais é raro. Em todas as entrevistas que fiz para escrever esta seção, encontrei apenas um caso de abuso no uso de informações, e tive que pesquisar com afinco. Esse caso envolvia um AV americano atolado de trabalho que precisou contratar uma ajuda Freelancer na última hora.
Assegure-se de lembrar o seguinte: nunca use novatos. Proíba AVs de subcontratarem outros freelancers que ainda não foram testados sem a sua permissão por escrito. As melhores e mais tradicionais empresas, como a Brickwork – que cede o exemplo abaixo –, possuem medidas de
segurança que beiram o excessivo e tornam fácil apontar com exatidão o responsável por algum eventual abuso:
➢ Os empregados trabalham sob constante supervisão e assinam termos de confidencialidade de acordo com a política da empresa de manter confidenciais as informações dos clientes.
➢ Cartões de acesso eletrônico para entrar e sair nas dependências da empresa. ➢ Somente alguns supervisores selecionados têm acesso a informações de cartão de crédito.
➢ É proibido sair com qualquer papel do escritório.
➢ Há restrições de acesso à rede entre diferentes equipes; isso assegura que não haja acesso a informação não autorizada entre pessoas de diferentes equipes na empresa.
➢ Relatórios constantes dos registros de impressão.
➢ Discos flexíveis e portas USB desativados.
➢ Certificação BS779 para alcançar os padrões internacionais de segurança.
➢ Tecnologia de criptografia de 128 bits para todas as trocas de dados.
➢ Conexão VPN segura.
Aposto que há uma chance enorme de que informações importantes estejam 100 vezes mais seguras na Brickwork do que no seu próprio computador.
Além disso, é melhor pensar no roubo de informações como algo inevitável no mundo digital, de modo que devemos tomar precauções para controlar os danos.
Há duas regras que uso para minimizar os danos e consertá-los rapidamente.
*1. Nunca use cartões de débito em transações on-line ou com assistentes remotos.*
Reverter cobranças não autorizadas em seu cartão de crédito, particularmente com o American Express, é indolor e praticamente instantâneo. Recuperar dinheiro sacado de sua conta bancária através do uso não autorizado de cartões de débito pode levar dúzias de horas para preencher, burocracia e meses a fio para receber, se for aprovado.
*2. Se seu AV terá que acessar websites em seu nome, crie nome de usuário e senha específicos para serem usados nesses sites.* Quase todos nós usamos as mesmas informações de login em vários sites. Instrua seus assistentes para usarem essas mesmas informações ao criar contas em novos sites, se precisarem.
Note que isso é particularmente importante ao usar assistentes que têm acesso a sites comerciais dinâmicos (programadores, webdesigners, etc.).
Se o roubo de informação ou de identidade nunca o atingiu, atingirá. Use essas diretrizes e você descobrirá que, quando acontecer, tal qual a maior parte dos pesadelos, não é nada de mais, além de ser reversível.
A complicada arte da simplicidade: reclamações comuns
Meu assistente é um idiota! Ele levou 23 horas para marcar uma entrevista. Essa foi seguramente a primeira preocupação que eu tive. Vinte e três horas! Eu estava doido por uma discussão. Meu e-mail original para esse primeiro assistente parecia bastante claro.
Caro Abdul,
Aqui vão as primeiras tarefas, com prazo até o final da próxima terça-feira. Por favor me ligue ou me escreva se tiver dúvidas:
1. Vá ao site www.newsweek.com e consiga o telefone/email/contato de Carol Milligan e de Marc e Julie Szekely. Também descubra a mesma informação de Rob Long no mesmo site.
2. Agende entrevistas de 30 minutos com Carol, Marc/Julie e Rob.
Use www.myevents.com (nome do usuário: fulano, senha: nemtente) para colocar as entrevistas na minha agenda da próxima semana, em qualquer horário entre 9 e 21 horas, no meu fuso horário.
3. Descubra o nome, e-mail e telefone (telefone é o menos importante) de trabalhadores nos EUA que negociaram acordos de trabalho remoto (telecomutação) a despeito de chefes resistentes. Os que viajaram para fora dos EUA são ideais. Outras palavras-chave são "teletrabalho" e "telecomutação". O fator importante é terem negociado com chefes difíceis, Por favor, me mande links para os perfis das pessoas escolhidas ou escreva um parágrafo descrevendo por que se
encaixam no perfil acima.
Estou ansioso para ver o seu trabalho. Por favor, me escreva se você não entender ou se tiver alguma pergunta.
Atenciosamente,
Tim
A verdade é – eu errei. Não foi uma boa estréia no comando, cometi erros fatais antes mesmo de escrever a mensagem. Se você é uma pessoa eficaz mas desacostumada a dar ordens, assuma que a maior parte dos problemas nos resultados é culpa sua. É tentador apontar imediatamente o dedo para alguém mais e reclamar, mas a maior parte dos chefes iniciantes repete os mesmos erros que eu cometi.
1. Aceitei a primeira pessoa oferecida pela empresa e não fiz nenhuma exigência especial nos resultados.
Requeira alguém que tenha "excelente" nível de inglês e indique que será necessário fazer ligações (mesmo que não seja). Peça rapidamente substituição se houver erros repetidos de comunicação.
2. Dei instruções sem precisão.
Pedi a ele que marcasse entrevistas, mas não indiquei que eram para um artigo.
Ele assumiu, baseado na sua experiência com outros clientes, que eu queria contratar alguém, e gastou tempo inutilmente compilando planilhas e combinando sites de empregos, levantando informações adicionais das quais eu não precisava. As frases devem ter apenas uma interpretação possível e devem ser compreensíveis para um leitor de nível de ensino médio. Isso também serve para outros nativos do seu idioma e tornará seus pedidos mais claros. Palavras complexas são apenas um disfarce para a sua imprecisão.
3. Dei a ele permissão para gastar tempo.
Isso nos traz de volta ao controle de danos. Peça um relatório de avanços depois de algumas horas de trabalho, para garantir que a tarefa foi bem entendida e que poderá ser realizada. Algumas tarefas são, depois das tentativas iniciais, impossíveis.
4. Defini o prazo final para dali a uma semana.
Use a Lei de Parkinson e delegue tarefas para que sejam completadas em não
mais de 72 horas. Eu sempre consegui melhores resultados com 48 e 24 horas. Isso é outra razão convincente para se usar um pequeno grupo (três ou mais) em vez de usar um único assistente, que pode ficar assoberbado com pedidos de última hora de vários clientes. Usar prazos curtos não significa evitar tarefas maiores (por exemplo, um plano de negócios), mas fracioná-la em blocos menores que possam ser completados em intervalos menores de tempo (resultados, resumo de pesquisa de mercado, capítulos, etc.).
5. Dei a ele muitas tarefas, e sem estabelecer uma ordem de importância.
Recomendo mandar uma tarefa de cada vez sempre que for possível, nunca mais do que duas. Se você quiser que seu computador pife, abra 20 janelas e programas ao mesmo tempo. Se você quiser fazer a mesma coisa com seu assistente, passe a ele uma dúzia de tarefas sem priorizá-ias. Lembre-se do nosso mantra: elimine antes de delegar.
COMO É UM bom e-mail com uma tarefa para um AV? O exemplo seguinte foi enviado recentemente para um AV indiano cujos resultados não foram nada menos do que espetaculares:
Caro Sowmya,
Obrigado. Gostaria de começar com a seguinte tarefa.
TAREFA: Preciso descobrir os nomes e e-mails de editores de revistas voltadas para o público masculino nos EUA (por exemplo: maxim, stuff, GQ, esquire, blender, etc.) que também tenham escrito livros. Um exemplo de pessoa assim poderia ser AJ Jacobs, que é editor-chefe da Esquire (www.ajjacobs.com). Já tenho seus contatos e preciso de mais gente como ele.
Você pode fazer isso? Se não, por favor, avise. Por favor, responda confirmando o que você planeja fazer para cumprir esta tarefa.
PRAZO: Como estou com pressa, comece assim que puder e pare três horas depois e me relate os resultados que tiver. Por favor, comece esta tarefa agora se possível. O prazo final para essas três horas e para os resultados é o pôr-do-sol de segunda, no meu fuso horário.
Obrigado por sua prontidão,
Tim
Curto, doce e objetivo. Escrita clara, e portanto comandos claros, vem de pensamentos claros. Pense simples.
Nos próximos capítulos, as perícias de comunicação que você desenvolve em nosso experimento de assistente virtual serão aplicadas a um campo obscenamente lucrativo: automação. A extensão do que você irá terceirizar faz a delegação parecer brincadeira de criança.
No mundo da automação, nem todos os modelos de negócio são criados da mesma forma. Como você estabelece um negócio e coordena todas suas partes sem levantar sequer um dedo? Como automatiza os depósitos em dinheiro na sua conta corrente enquanto evita os problemas mais comuns? Tudo começa entendendo as opções, com a arte de esquivar-se do fluxo de informação e com o que chamaremos de "musas". O próximo capítulo é um rascunho para o primeiro passo: um produto.
*● Perguntas e ações ●*
1. Arrume um assistente – mesmo que não precise de um.
Desenvolva o conforto de comandar e não ser comandado. Comece com um projeto de teste ou com uma pequena tarefa repetitiva (diária, se possível).
Os sites a seguir, separados geograficamente, são recursos úteis.
EUA e Canadá (a partir de 20 dólares por hora)
http://assistu.com/client/client_how.shtml
http://www.yourvirtualresource.com/
http://ivaa.org/
http://www.canadianva.net/ (no Canadá)
http://www.onlinebusinessmanager.com/
América do Norte e Internacional (a partir de 4 dólares por hora) http://www.elance.com/ (procure por "virtual assistants", "personal assistants" e "executive assistants"). Os comentários de clientes no Elance me permitiram
encontrar o melhor AV que tive até hoje, que custa 4 dólares por hora.
Índia
http://www.b2kcorp.com/ (a partir de 15 dólares por hora). Das 10 maiores empresas de petróleo aos clientes das 500 maiores empresas americanas, passando pelas cinco maiores empresas de contabilidade e por membros do Congresso americano, a Brickwork dá conta do recado. Isso é refletido nos custos dessa operação puramente terno-e-gravata – apenas negócios. Nada de flores para sua tia.
www.yourmaninindia.com (a partir de 6,25 dólares por hora).
YMII trabalha com tarefas pessoais e profissionais e pode atendê-lo em tempo real (há pessoas disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana) e terminar o trabalho enquanto você dorme.
O domínio de inglês e a eficácia variam tremendamente entre os AVs, então entreviste os seus antes de começar ou de passar tarefas importantes.
*2. Comece pequeno, mas pense grande.*
*Escolhas básicas: Nova York ou Nova Délhi?*
Há dezenas de milhares de AVs – como escolher o certo? Os recursos disponíveis ao final deste capítulo vão indicar a você onde procurar, mas é informação demais, bastante confusa, a menos que você tenha alguns critérios determinados previamente.
Normalmente, ajuda começar com a questão "Onde?".
Remoto ou local?
"Made in the USA" não tem mais a aura que tinha antes. Os prós de saltar entre fusos horários e aproveitar as taxas de câmbio do Terceiro Mundo são duplicados: as pessoas trabalham enquanto você está dormindo, e a despesa por hora é menor.
Economiza tempo e dinheiro. Ritika explica isso com um exemplo: Alguém pode pedir algo ao seu assistente pessoal remoto na Índia quando estiver indo embora do trabalho, ao final do dia, em Nova York, e o trabalho estará pronto na manhã seguinte. Por causa da diferença com a Índia, os assistentes podem trabalhar enquanto os clientes estão dormindo, e estes terão tudo pronto logo pela manhã.
Assim que acordarem, encontrarão o trabalho completo em sua caixa de mensagens. Esses assistentes também podem ajudá-lo a ficar em paz quando, por exemplo, quiser dedicar-se a uma leitura.
AVs indianos e chineses, bem como os da maior parte dos países em desenvolvimento, custam entre 4 e 15 dólares por hora, a menor faixa de preços limitada as tarefas mais simples, e a maior faixa, as tarefas que incluem o equivalente a MBAs ou ph. Ds em Harvard ou Stanford. Precisa de um plano de negócios para conseguir recursos? A Brickwork pode fazer para você por algo entre 2500 e 5 mil dólares, em vez de 15 mil a 20 mil dólares.
Assistentes estrangeiros não servem apenas para economizar seu tempo. Sei de casos, direto da fonte, em que executivos de cinco grandes empresas de contabilidade e de consultoria gerencial rotineiramente cobram de seus clientes pelo trabalho de seis funcionários para fazer relatórios de pesquisa, que na verdade são feitos por quatro assistentes na Índia.
Nos Estados Unidos ou no Canadá, a faixa de preços por hora varia entre 25 e 100 dólares. Parece uma escolha óbvia, certo? Bangalore 100%? Não. A medida importante é o custo por tarefa completada, não o custo por hora.
O grande desafio com auxiliares em outros países pode ser a barreira da língua, que normalmente quadruplica as idas e vindas nas discussões e, portanto, o custo final.
Na primeira vez em que contratei um AV indiano, cometi o erro fundamental de não estabelecer um limite de horas para três tarefas simples. Quando fui checar, mais tarde na mesma semana, descobri que ele tinha gasto 23 horas correndo atrás do próprio rabo. Ele tinha agendado uma entrevista de seleção para a semana seguinte, marcada no horário errado! Uma confusão.
Vinte e três horas? Isso acabou me custando, a 10 dólares por hora, 230 dólares. As mesmas tarefas, realizadas logo depois por alguém que fala inglês como primeira língua, no Canadá, foram realizadas em duas horas, a 25 dólares por hora.
Cinquenta dólares por quatro vezes mais resultados. Dito isso, eu pedi outro AV indiano a mesma empresa que conseguiu duplicar os resultados do canadense.
Como saber qual escolher? Essa é a parte bonita: você não precisa saber. É questão de testar alguns poucos assistentes tanto para aprimorar seus talentos de comunicação quanto para determinar quem vale a pena contratar e quem vale a pena demitir. Ser um chefe que toma as decisões baseado em resultados não é tão simples quanto parece.
*Há algumas lições a se aprender aqui.*
*Em primeiro lugar,* o custo por hora não é o que determina definitivamente o custo. Pense no custo por tarefa. Se você precisar perder tempo retificando a tarefa ou de alguma forma gerenciando o AV, determine a quantidade de tempo de que você precisará dispor e some isso (usando o seu salário por hora de capítulos anteriores) para chegar ao preço final da tarefa. Pode ser surpreendente. Assim como é ótimo dizer que você tem pessoas trabalhando para você em três continentes, é horrível ter que perder tempo ficando de babá de pessoas que supostamente deveriam tornar sua vida mais fácil.
*Em segundo lugar,* quem não arrisca não petisca. É impossível prever se determinado AV vai trabalhar bem se você não testar. Por sorte, há algumas coisas que você pode fazer para aumentar sua chance de sucesso, e uma delas é usar uma empresa de AVs em lugar de um profissional solo.
*Solo vs. Equipe*
Vamos supor que você encontre o AV perfeito. Ele realiza todas as tarefas comuns que você repassa a ele, de modo que você decide tirar merecidas férias e ir para a Tailândia. É bom saber que alguém além de você tocará o barco e apagará os incêndios, só para variar. Finalmente, algum alívio! Duas horas antes de seu vôo de Bangkok para Phuket, você recebe um e-mail: seu AV está fora de atividade e encontrar-se-á hospitalizado na próxima semana. Droga. Férias FUBAR.3
Eu não gosto de ficar dependente de uma única pessoa, e não recomendo isso de forma alguma. No mundo da alta tecnologia, esse tipo de dependência é chamado de "ponto único de falha" – um item frágil do qual depende todo o resto. No mundo da Tecnologia da Informação (TI), o termo "redundância" é usado como um ponto forte de sistemas que continuam funcionando mesmo que haja alguma avaria ou falha mecânica em uma das partes, No contexto dos AVs, redundância significa ter suporte adicional.
Recomendo que você contrate uma empresa de AVs, ou AVs com equipes reserva, em vez de operadores solo. Sobram exemplos, é claro, de pessoas que tiveram um único assistente ao longo de décadas, sem nenhum tipo de problema, mas acredito que esta seja a excepção, e não a regra. Melhor prevenir do que remediar.
Além da simples prevenção de desastres, uma estrutura de grupo fornece uma lista de talentos que permite que você repasse várias tarefas sem ter que se incomodar em encontrar uma nova pessoa com a qualificação desejada. A Brickwork e a VMII são ambas exemplos desse tipo de estrutura e oferecem um ponto único de contato, um administrador da minha conta, que então redireciona as tarefas que eu pego para as pessoas mais capazes no grupo, da melhor forma possível. Precisa de design gráfico?
Fazem. Gerenciamento de dados? Fazem. Eu não gosto de coordenar múltiplas pessoas. Quero conseguir de primeira o que quero e estou disposto a pagar até 10% mais por isso. Recomendo que você igualmente não economize migalhas quando falamos de milhões.
Escolher trabalhar com um grupo não significa que quanto mais melhor, apenas significa que é melhor várias pessoas do que uma só. O melhor AV que eu já tive até hoje é um indiano com cinco assistentes trabalhando com ele. Três podem ser mais do que o suficiente, mas dois dão conta do recado.
*Medo numero 1:*
"Querido, você comprou um Porsche na China?"
Tenho certeza de que você tem seus medos. AJ certamente tinha os seus:
Meus terceirizados agora sabem uma quantidade alarmante de coisas sobre mim – não só minha agenda, mas meu colesterol, meu problema de infertilidade, meu CPF, minhas senhas (incluindo aquela que é um palavrão tipicamente adolescente).
Algumas vezes fico preocupado em não aborrecer meus terceirizados ou vou terminar com uma conta de 12 mil dólares no meu cartão de crédito, na Louis Vuitton de Anantapur.
A boa notícia é que o uso fraudulento de informações financeiras e confidenciais é raro. Em todas as entrevistas que fiz para escrever esta seção, encontrei apenas um caso de abuso no uso de informações, e tive que pesquisar com afinco. Esse caso envolvia um AV americano atolado de trabalho que precisou contratar uma ajuda Freelancer na última hora.
Assegure-se de lembrar o seguinte: nunca use novatos. Proíba AVs de subcontratarem outros freelancers que ainda não foram testados sem a sua permissão por escrito. As melhores e mais tradicionais empresas, como a Brickwork – que cede o exemplo abaixo –, possuem medidas de
segurança que beiram o excessivo e tornam fácil apontar com exatidão o responsável por algum eventual abuso:
➢ Os empregados trabalham sob constante supervisão e assinam termos de confidencialidade de acordo com a política da empresa de manter confidenciais as informações dos clientes.
➢ Cartões de acesso eletrônico para entrar e sair nas dependências da empresa. ➢ Somente alguns supervisores selecionados têm acesso a informações de cartão de crédito.
➢ É proibido sair com qualquer papel do escritório.
➢ Há restrições de acesso à rede entre diferentes equipes; isso assegura que não haja acesso a informação não autorizada entre pessoas de diferentes equipes na empresa.
➢ Relatórios constantes dos registros de impressão.
➢ Discos flexíveis e portas USB desativados.
➢ Certificação BS779 para alcançar os padrões internacionais de segurança.
➢ Tecnologia de criptografia de 128 bits para todas as trocas de dados.
➢ Conexão VPN segura.
Aposto que há uma chance enorme de que informações importantes estejam 100 vezes mais seguras na Brickwork do que no seu próprio computador.
Além disso, é melhor pensar no roubo de informações como algo inevitável no mundo digital, de modo que devemos tomar precauções para controlar os danos.
Há duas regras que uso para minimizar os danos e consertá-los rapidamente.
*1. Nunca use cartões de débito em transações on-line ou com assistentes remotos.*
Reverter cobranças não autorizadas em seu cartão de crédito, particularmente com o American Express, é indolor e praticamente instantâneo. Recuperar dinheiro sacado de sua conta bancária através do uso não autorizado de cartões de débito pode levar dúzias de horas para preencher, burocracia e meses a fio para receber, se for aprovado.
*2. Se seu AV terá que acessar websites em seu nome, crie nome de usuário e senha específicos para serem usados nesses sites.* Quase todos nós usamos as mesmas informações de login em vários sites. Instrua seus assistentes para usarem essas mesmas informações ao criar contas em novos sites, se precisarem.
Note que isso é particularmente importante ao usar assistentes que têm acesso a sites comerciais dinâmicos (programadores, webdesigners, etc.).
Se o roubo de informação ou de identidade nunca o atingiu, atingirá. Use essas diretrizes e você descobrirá que, quando acontecer, tal qual a maior parte dos pesadelos, não é nada de mais, além de ser reversível.
A complicada arte da simplicidade: reclamações comuns
Meu assistente é um idiota! Ele levou 23 horas para marcar uma entrevista. Essa foi seguramente a primeira preocupação que eu tive. Vinte e três horas! Eu estava doido por uma discussão. Meu e-mail original para esse primeiro assistente parecia bastante claro.
Caro Abdul,
Aqui vão as primeiras tarefas, com prazo até o final da próxima terça-feira. Por favor me ligue ou me escreva se tiver dúvidas:
1. Vá ao site www.newsweek.com e consiga o telefone/email/contato de Carol Milligan e de Marc e Julie Szekely. Também descubra a mesma informação de Rob Long no mesmo site.
2. Agende entrevistas de 30 minutos com Carol, Marc/Julie e Rob.
Use www.myevents.com (nome do usuário: fulano, senha: nemtente) para colocar as entrevistas na minha agenda da próxima semana, em qualquer horário entre 9 e 21 horas, no meu fuso horário.
3. Descubra o nome, e-mail e telefone (telefone é o menos importante) de trabalhadores nos EUA que negociaram acordos de trabalho remoto (telecomutação) a despeito de chefes resistentes. Os que viajaram para fora dos EUA são ideais. Outras palavras-chave são "teletrabalho" e "telecomutação". O fator importante é terem negociado com chefes difíceis, Por favor, me mande links para os perfis das pessoas escolhidas ou escreva um parágrafo descrevendo por que se
encaixam no perfil acima.
Estou ansioso para ver o seu trabalho. Por favor, me escreva se você não entender ou se tiver alguma pergunta.
Atenciosamente,
Tim
A verdade é – eu errei. Não foi uma boa estréia no comando, cometi erros fatais antes mesmo de escrever a mensagem. Se você é uma pessoa eficaz mas desacostumada a dar ordens, assuma que a maior parte dos problemas nos resultados é culpa sua. É tentador apontar imediatamente o dedo para alguém mais e reclamar, mas a maior parte dos chefes iniciantes repete os mesmos erros que eu cometi.
1. Aceitei a primeira pessoa oferecida pela empresa e não fiz nenhuma exigência especial nos resultados.
Requeira alguém que tenha "excelente" nível de inglês e indique que será necessário fazer ligações (mesmo que não seja). Peça rapidamente substituição se houver erros repetidos de comunicação.
2. Dei instruções sem precisão.
Pedi a ele que marcasse entrevistas, mas não indiquei que eram para um artigo.
Ele assumiu, baseado na sua experiência com outros clientes, que eu queria contratar alguém, e gastou tempo inutilmente compilando planilhas e combinando sites de empregos, levantando informações adicionais das quais eu não precisava. As frases devem ter apenas uma interpretação possível e devem ser compreensíveis para um leitor de nível de ensino médio. Isso também serve para outros nativos do seu idioma e tornará seus pedidos mais claros. Palavras complexas são apenas um disfarce para a sua imprecisão.
3. Dei a ele permissão para gastar tempo.
Isso nos traz de volta ao controle de danos. Peça um relatório de avanços depois de algumas horas de trabalho, para garantir que a tarefa foi bem entendida e que poderá ser realizada. Algumas tarefas são, depois das tentativas iniciais, impossíveis.
4. Defini o prazo final para dali a uma semana.
Use a Lei de Parkinson e delegue tarefas para que sejam completadas em não
mais de 72 horas. Eu sempre consegui melhores resultados com 48 e 24 horas. Isso é outra razão convincente para se usar um pequeno grupo (três ou mais) em vez de usar um único assistente, que pode ficar assoberbado com pedidos de última hora de vários clientes. Usar prazos curtos não significa evitar tarefas maiores (por exemplo, um plano de negócios), mas fracioná-la em blocos menores que possam ser completados em intervalos menores de tempo (resultados, resumo de pesquisa de mercado, capítulos, etc.).
5. Dei a ele muitas tarefas, e sem estabelecer uma ordem de importância.
Recomendo mandar uma tarefa de cada vez sempre que for possível, nunca mais do que duas. Se você quiser que seu computador pife, abra 20 janelas e programas ao mesmo tempo. Se você quiser fazer a mesma coisa com seu assistente, passe a ele uma dúzia de tarefas sem priorizá-ias. Lembre-se do nosso mantra: elimine antes de delegar.
COMO É UM bom e-mail com uma tarefa para um AV? O exemplo seguinte foi enviado recentemente para um AV indiano cujos resultados não foram nada menos do que espetaculares:
Caro Sowmya,
Obrigado. Gostaria de começar com a seguinte tarefa.
TAREFA: Preciso descobrir os nomes e e-mails de editores de revistas voltadas para o público masculino nos EUA (por exemplo: maxim, stuff, GQ, esquire, blender, etc.) que também tenham escrito livros. Um exemplo de pessoa assim poderia ser AJ Jacobs, que é editor-chefe da Esquire (www.ajjacobs.com). Já tenho seus contatos e preciso de mais gente como ele.
Você pode fazer isso? Se não, por favor, avise. Por favor, responda confirmando o que você planeja fazer para cumprir esta tarefa.
PRAZO: Como estou com pressa, comece assim que puder e pare três horas depois e me relate os resultados que tiver. Por favor, comece esta tarefa agora se possível. O prazo final para essas três horas e para os resultados é o pôr-do-sol de segunda, no meu fuso horário.
Obrigado por sua prontidão,
Tim
Curto, doce e objetivo. Escrita clara, e portanto comandos claros, vem de pensamentos claros. Pense simples.
Nos próximos capítulos, as perícias de comunicação que você desenvolve em nosso experimento de assistente virtual serão aplicadas a um campo obscenamente lucrativo: automação. A extensão do que você irá terceirizar faz a delegação parecer brincadeira de criança.
No mundo da automação, nem todos os modelos de negócio são criados da mesma forma. Como você estabelece um negócio e coordena todas suas partes sem levantar sequer um dedo? Como automatiza os depósitos em dinheiro na sua conta corrente enquanto evita os problemas mais comuns? Tudo começa entendendo as opções, com a arte de esquivar-se do fluxo de informação e com o que chamaremos de "musas". O próximo capítulo é um rascunho para o primeiro passo: um produto.
*● Perguntas e ações ●*
1. Arrume um assistente – mesmo que não precise de um.
Desenvolva o conforto de comandar e não ser comandado. Comece com um projeto de teste ou com uma pequena tarefa repetitiva (diária, se possível).
Os sites a seguir, separados geograficamente, são recursos úteis.
EUA e Canadá (a partir de 20 dólares por hora)
http://assistu.com/client/client_how.shtml
http://www.yourvirtualresource.com/
http://ivaa.org/
http://www.canadianva.net/ (no Canadá)
http://www.onlinebusinessmanager.com/
América do Norte e Internacional (a partir de 4 dólares por hora) http://www.elance.com/ (procure por "virtual assistants", "personal assistants" e "executive assistants"). Os comentários de clientes no Elance me permitiram
encontrar o melhor AV que tive até hoje, que custa 4 dólares por hora.
Índia
http://www.b2kcorp.com/ (a partir de 15 dólares por hora). Das 10 maiores empresas de petróleo aos clientes das 500 maiores empresas americanas, passando pelas cinco maiores empresas de contabilidade e por membros do Congresso americano, a Brickwork dá conta do recado. Isso é refletido nos custos dessa operação puramente terno-e-gravata – apenas negócios. Nada de flores para sua tia.
www.yourmaninindia.com (a partir de 6,25 dólares por hora).
YMII trabalha com tarefas pessoais e profissionais e pode atendê-lo em tempo real (há pessoas disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana) e terminar o trabalho enquanto você dorme.
O domínio de inglês e a eficácia variam tremendamente entre os AVs, então entreviste os seus antes de começar ou de passar tarefas importantes.
*2. Comece pequeno, mas pense grande.*
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