Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 04.02.2017 - Sábado
*Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 04/02 - Sábado*
A Aproximação do Cachorrinho de Estimação é de valor inestimável sempre que você encontrar resistências a mudanças permanentes. Arrebente a resistência com uma proposta reversível de "vamos tentar apenas uma vez".
Compare o seguinte:
Acho que você vai adorar esse bichinho de estimação, Ele vai aumentar suas responsabilidades até ele morrer, daqui a uns dez anos.
Nada mais de férias despreocupadas, e você ainda vai ter que ficar catando a merda dele pela cidade – o que você acha?
vs.
Acho que você vai adorar esse bichinho de estimação. Por que não o leva para casa e vê o que acha? Pode trazê-lo de volta se mudar de ideia.
Agora imagine-se abordando seu chefe no corredor, dando um tapinha nas costas dele e dizendo:
Adoraria ir a reunião, mas tenho uma ideia melhor. Vamos parar de fazer reuniões, já que tudo o que fazemos é perder tempo e não decidimos nada útil.
vs.
Adoraria ir a reunião, mas estou completamente assoberbado e realmente preciso terminar algumas coisas importantes. Posso ficar de fora da reunião apenas hoje?
De qualquer forma, eu ficaria distraído na reunião. Prometo que depois eu me atualizo, repasso os pontos da reunião com o Fulano. Pode ser assim?
As segundas alternativas parecem menos permanentes, e sua intenção é parecerem assim. Repita essa rotina e assegure-se de produzir mais fora da reunião do que as pessoas que foram a ela; repita esse ato de desaparecer tanto quanto for possível e cite o aumento da produtividade para converter essa mudança lenta de rotina em permanente.
Aprenda a imitar qualquer boa criança: "Só essa vez! Por favor!!! Eu prometo fazer X!". Os pais caem nessa porque as crianças ajudam os adultos a se enganar.
Também funciona com chefes, fornecedores, clientes e também com o resto do mundo.
*INTERROMPENDO AS INTERRUPÇÕES E A ARTE DA RECUSA*
Use, mas não caia nessa. Se um chefe pedir horas extras "só dessa vez", ele pedirá novamente no futuro.
*Consumidores de tempo: crie lotes e não vacile*
"Uma agenda protege do caos e das extravagâncias."
ANNIE DILLARD, vencedora do Prêmio
Pulitzer em não-ficção, 1975
Se você nunca usou uma gráfica comercial, os custos e os prazos de entrega podem deixá-lo surpreso.
Assumamos que custam 310 dólares e leva uma semana para imprimir 20 camisetas personalizadas com um desenho de 4 cores. Quanto custaria e quanto tempo levaria para imprimir 3 camisetas iguais?
Trezentos e dez dólares e uma semana.
Como é possível? Simples – os custos iniciais não mudam. O custo dos materiais para a preparação da chapa da impressora (150 dólares) é o mesmo e também o trabalho do homem que fará a impressão (100 dólares). O verdadeiro consumidor de tempo é a preparação, e por isso esse trabalho, a despeito de seu pequeno volume, precisa ser escalado como qualquer outro, resultando na mesma semana de prazo de entrega.
A baixa escala do pedido dá conta do resto: o custo para 3 camisetas é de 20 dólares por camiseta, em vez de 3 dólares x 20 camisetas. A solução mais eficaz de custo – e de tempo – é, portanto, esperar até que você tenha um volume maior para pedir, um método chamado de "lote". Criar lotes também é a solução para os consumidores de tempo, atividades que nos distraem, mas que são necessárias, tarefas repetitivas que interrompem o mais importante.
Se você checa sua correspondência e faz pagamentos de contas cinco vezes por semana, isso pode levar 30 minutos por sessão e você responde a um total de 20 cartas. Se fizer isso uma vez por semana, pode levar 60 minutos no total e você ainda responde as mesmas 20 cartas que responderia em duas horas e meia. As pessoas usam a primeira maneira por medo de emergências. Em primeiro lugar, raramente há emergências verdadeiras.
Em segundo, de toda a comunicação urgente que você receberá, perder um prazo é normalmente reversível e, além disso, o custo de consertar é mínimo.
Há um tempo inevitável de preparação para cada tarefa, seja ela grande ou pequena em escala. Normalmente, é o mesmo para um ou para uma centena. Há uma mudança de marcha psicológica, e pode levar até 45 minutos para retomar uma tarefa importante que foi interrompida. Mais de um quarto de cada período de 9 às 5 (28%) é consumido por tais interrupções.
Isso é verdade para todas as tarefas rotineiras e é precisamente a razão pela qual nós decidimos checar e-mails e telefonemas apenas duas vezes por dia em horas específicas predeterminadas (entre as quais deixamos que os e-mails se acumulem).
Nos últimos três anos, não chequei meus e-mails mais do que uma vez por semana, frequentemente fiquei até quatro semanas sem checar. Nada foi irreparável e nada me custou mais do que 300 dólares para consertar. Fazer as coisas em lotes me economizou centenas de horas de trabalho redundante. Quanto vale o seu tempo?
Vamos usar um exemplo hipotético:
1. Vinte dólares por hora é o seu salário, ou o valor do seu tempo. Esse seria o caso, por exemplo, se você ganhasse 40 mil dólares por ano e tirasse duas semanas de férias por ano [US$40.000 dividido por (40 horas por semana x 50 semanas = 2000) US$20/hora].
2. Estime quanto tempo você economizará ao agrupar tarefas similares e executá-las em lotes, e calcule quanto você ganhou multiplicando esse número de horas pelo seu salário por hora (20 dólares, neste caso):
1 x por semana: 10 horas = US$200,00
1 x a cada duas semanas: 20 horas = US$400,00
1 x por mês: 40 horas = US$800,00
3. Teste cada uma das frequências acima e determine o quanto custa para se consertarem os problemas eventualmente criados em cada período. Se o custo for menor que as quantidades de dólares, aumente ainda mais o tamanho dos lotes.
Por exemplo, usando a nossa matemática apresentada, se eu checar meus emails uma vez por semana e se isso resultar em uma perda média de duas vendas por semana, somando 80 dólares de lucro perdido, eu continuarei a checá-los apenas uma vez por semana, porque 200 dólares (10 horas do meu tempo) menos 80 dólares ainda perfazem um ganho líquido de 120 dólares, para não falar nos enormes benefícios de executar outras tarefas mais importantes nessas 10 horas. Se você calcular o benefício financeiro e emocional de concluir uma tarefa importante (tal qual conseguir um novo cliente ou fazer uma viagem memorável), verá que o valor dos lotes é muito maior do que o que você economiza por hora.
Se os problemas custaram mais do que o que se economizaria, volte para a frequência imediatamente menor. Nesse caso, eu voltaria de uma vez por semana para duas vezes por semana (e não para diariamente) e tentaria consertar o sistema para que eu pudesse estabelecer novamente uma frequência semanal. Não trabalhe mais quando a solução é trabalhar melhor.
Agrupei em lotes tanto tarefas pessoais quanto profissionais, cada vez mais e mais conforme fui percebendo o quão raros são os problemas reais. Alguns dos meus lotes atuais são: e-mail (segundas-feiras, 10 da manhã), telefone (completamente eliminado), lavanderia (domingos alternados, 10 da noite), cartões de crédito e contas (a maior parte está em débito automático, mas confiro as faturas todas as segundas, após checar os e-mails), treinamento físico (todo dia 4, por 30 minutos), etc.
*Falha na delegação de poderes: regras e rearranjos*
"A visão é realmente sobre delegar poderes aos funcionários, dando-lhes toda a informação sobre o que está acontecendo, de modo que eles possam fazer muito mais do que faziam no passado."
BILL GATES, co-fundador da Microsoft, homem mais rico do mundo
Falhas de delegação de poderes significam ser incapaz de realizar uma tarefa sem primeiramente obter permissão ou informação. frequentemente, é um caso de ser microgerenciado ou de microgerenciar alguém, sendo que ambos consomem o seu tempo.
Para o empregado, o objetivo é ter acesso total a informação necessária e tanta liberdade de tomar decisões independentemente quanto for possível. Para o empresário, o objetivo é fornecer tanta informação e liberdade de tomar decisões independentemente quanto for possível, Serviços de atendimento ao cliente são com muita frequência o epítome das falhas na delegação de poderes, e um exemplo pessoal da BrainQUICKEN ilustra claramente o quão sério mas o quão facilmente resolvível pode ser esse problema.
Em 2002, terceirizei o serviço de atendimento ao cliente para rastreamento de pedidos e devoluções, mas mantive as questões relacionadas a produtos nas minhas mãos. O resultado? Recebia mais de 200 e-mails por dia e passava todas as horas entre 9 e 5 respondendo-os, e o volume de mensagens crescia. mais de 10% por semana! Tive que cancelar a propaganda e limitar os embarques, e um serviço adicional de atendimento aos clientes teria sido o prego final no meu caixão. Não era um modelo dimensionável Lembre-se desta palavra, porque em breve ela será importante. Não era dimensionável porque havia um gargalo de informação e decisão: eu.
O problema? A quantidade colossal de e-mails que invadia minha caixa de entrada não era de forma alguma relacionada a produtos, mas mensagens dos representantes do serviço terceirizado de atendimento ao cliente pedindo permissão para diferentes ações:
O cliente alega que não recebeu a remessa. O que devemos fazer?
O cliente está com produtos presos na alfândega. Podemos enviar novamente para um endereço nos Estados Unidos?
O cliente precisa do produto para uma competição em dois dias. Podemos mandar com urgência e, nesse caso, quanto devemos cobrar?
Era sem-fim. Centenas sobre centenas de situações diferentes tornavam impraticável escrever um manual, e eu não tinha nem tempo nem experiência para fazer isso a contento.
Felizmente, alguém tinha experiência: os próprios representantes terceirizados. Mandei um único e-mail para todos os supervisores, que imediatamente transformou 200 e-mails diários em menos de 20 por semana:
Olá a todos,
Eu gostaria de estabelecer uma nova política para nosso contrato, que substitui todas as outras. Deixar o cliente feliz. Se isso for um problema que custe menos de 100 dólares para resolver, use seu julgamento e resolva. Isto é a permissão oficial por escrito e um pedido para resolverem todos os problemas cuja resolução custe menos de 100 dólares sem me contatar. Eu não sou mais o seu cliente; meus clientes são os seus clientes. Não me peçam permissão. Façam o que acharem que é correto, e nós ajustaremos o que for preciso conforme formos avançando.
Obrigado,
Tim
Depois de uma análise mais atenta, ficou claro que mais de 90% dos problemas que geravam um e-mail podiam ser resolvidos com menos de 20 dólares. Revi os resultados financeiros da tomada independente de decisões semanalmente, por quatro semanas, depois mensalmente, e por fim semestralmente.
A Aproximação do Cachorrinho de Estimação é de valor inestimável sempre que você encontrar resistências a mudanças permanentes. Arrebente a resistência com uma proposta reversível de "vamos tentar apenas uma vez".
Compare o seguinte:
Acho que você vai adorar esse bichinho de estimação, Ele vai aumentar suas responsabilidades até ele morrer, daqui a uns dez anos.
Nada mais de férias despreocupadas, e você ainda vai ter que ficar catando a merda dele pela cidade – o que você acha?
vs.
Acho que você vai adorar esse bichinho de estimação. Por que não o leva para casa e vê o que acha? Pode trazê-lo de volta se mudar de ideia.
Agora imagine-se abordando seu chefe no corredor, dando um tapinha nas costas dele e dizendo:
Adoraria ir a reunião, mas tenho uma ideia melhor. Vamos parar de fazer reuniões, já que tudo o que fazemos é perder tempo e não decidimos nada útil.
vs.
Adoraria ir a reunião, mas estou completamente assoberbado e realmente preciso terminar algumas coisas importantes. Posso ficar de fora da reunião apenas hoje?
De qualquer forma, eu ficaria distraído na reunião. Prometo que depois eu me atualizo, repasso os pontos da reunião com o Fulano. Pode ser assim?
As segundas alternativas parecem menos permanentes, e sua intenção é parecerem assim. Repita essa rotina e assegure-se de produzir mais fora da reunião do que as pessoas que foram a ela; repita esse ato de desaparecer tanto quanto for possível e cite o aumento da produtividade para converter essa mudança lenta de rotina em permanente.
Aprenda a imitar qualquer boa criança: "Só essa vez! Por favor!!! Eu prometo fazer X!". Os pais caem nessa porque as crianças ajudam os adultos a se enganar.
Também funciona com chefes, fornecedores, clientes e também com o resto do mundo.
*INTERROMPENDO AS INTERRUPÇÕES E A ARTE DA RECUSA*
Use, mas não caia nessa. Se um chefe pedir horas extras "só dessa vez", ele pedirá novamente no futuro.
*Consumidores de tempo: crie lotes e não vacile*
"Uma agenda protege do caos e das extravagâncias."
ANNIE DILLARD, vencedora do Prêmio
Pulitzer em não-ficção, 1975
Se você nunca usou uma gráfica comercial, os custos e os prazos de entrega podem deixá-lo surpreso.
Assumamos que custam 310 dólares e leva uma semana para imprimir 20 camisetas personalizadas com um desenho de 4 cores. Quanto custaria e quanto tempo levaria para imprimir 3 camisetas iguais?
Trezentos e dez dólares e uma semana.
Como é possível? Simples – os custos iniciais não mudam. O custo dos materiais para a preparação da chapa da impressora (150 dólares) é o mesmo e também o trabalho do homem que fará a impressão (100 dólares). O verdadeiro consumidor de tempo é a preparação, e por isso esse trabalho, a despeito de seu pequeno volume, precisa ser escalado como qualquer outro, resultando na mesma semana de prazo de entrega.
A baixa escala do pedido dá conta do resto: o custo para 3 camisetas é de 20 dólares por camiseta, em vez de 3 dólares x 20 camisetas. A solução mais eficaz de custo – e de tempo – é, portanto, esperar até que você tenha um volume maior para pedir, um método chamado de "lote". Criar lotes também é a solução para os consumidores de tempo, atividades que nos distraem, mas que são necessárias, tarefas repetitivas que interrompem o mais importante.
Se você checa sua correspondência e faz pagamentos de contas cinco vezes por semana, isso pode levar 30 minutos por sessão e você responde a um total de 20 cartas. Se fizer isso uma vez por semana, pode levar 60 minutos no total e você ainda responde as mesmas 20 cartas que responderia em duas horas e meia. As pessoas usam a primeira maneira por medo de emergências. Em primeiro lugar, raramente há emergências verdadeiras.
Em segundo, de toda a comunicação urgente que você receberá, perder um prazo é normalmente reversível e, além disso, o custo de consertar é mínimo.
Há um tempo inevitável de preparação para cada tarefa, seja ela grande ou pequena em escala. Normalmente, é o mesmo para um ou para uma centena. Há uma mudança de marcha psicológica, e pode levar até 45 minutos para retomar uma tarefa importante que foi interrompida. Mais de um quarto de cada período de 9 às 5 (28%) é consumido por tais interrupções.
Isso é verdade para todas as tarefas rotineiras e é precisamente a razão pela qual nós decidimos checar e-mails e telefonemas apenas duas vezes por dia em horas específicas predeterminadas (entre as quais deixamos que os e-mails se acumulem).
Nos últimos três anos, não chequei meus e-mails mais do que uma vez por semana, frequentemente fiquei até quatro semanas sem checar. Nada foi irreparável e nada me custou mais do que 300 dólares para consertar. Fazer as coisas em lotes me economizou centenas de horas de trabalho redundante. Quanto vale o seu tempo?
Vamos usar um exemplo hipotético:
1. Vinte dólares por hora é o seu salário, ou o valor do seu tempo. Esse seria o caso, por exemplo, se você ganhasse 40 mil dólares por ano e tirasse duas semanas de férias por ano [US$40.000 dividido por (40 horas por semana x 50 semanas = 2000) US$20/hora].
2. Estime quanto tempo você economizará ao agrupar tarefas similares e executá-las em lotes, e calcule quanto você ganhou multiplicando esse número de horas pelo seu salário por hora (20 dólares, neste caso):
1 x por semana: 10 horas = US$200,00
1 x a cada duas semanas: 20 horas = US$400,00
1 x por mês: 40 horas = US$800,00
3. Teste cada uma das frequências acima e determine o quanto custa para se consertarem os problemas eventualmente criados em cada período. Se o custo for menor que as quantidades de dólares, aumente ainda mais o tamanho dos lotes.
Por exemplo, usando a nossa matemática apresentada, se eu checar meus emails uma vez por semana e se isso resultar em uma perda média de duas vendas por semana, somando 80 dólares de lucro perdido, eu continuarei a checá-los apenas uma vez por semana, porque 200 dólares (10 horas do meu tempo) menos 80 dólares ainda perfazem um ganho líquido de 120 dólares, para não falar nos enormes benefícios de executar outras tarefas mais importantes nessas 10 horas. Se você calcular o benefício financeiro e emocional de concluir uma tarefa importante (tal qual conseguir um novo cliente ou fazer uma viagem memorável), verá que o valor dos lotes é muito maior do que o que você economiza por hora.
Se os problemas custaram mais do que o que se economizaria, volte para a frequência imediatamente menor. Nesse caso, eu voltaria de uma vez por semana para duas vezes por semana (e não para diariamente) e tentaria consertar o sistema para que eu pudesse estabelecer novamente uma frequência semanal. Não trabalhe mais quando a solução é trabalhar melhor.
Agrupei em lotes tanto tarefas pessoais quanto profissionais, cada vez mais e mais conforme fui percebendo o quão raros são os problemas reais. Alguns dos meus lotes atuais são: e-mail (segundas-feiras, 10 da manhã), telefone (completamente eliminado), lavanderia (domingos alternados, 10 da noite), cartões de crédito e contas (a maior parte está em débito automático, mas confiro as faturas todas as segundas, após checar os e-mails), treinamento físico (todo dia 4, por 30 minutos), etc.
*Falha na delegação de poderes: regras e rearranjos*
"A visão é realmente sobre delegar poderes aos funcionários, dando-lhes toda a informação sobre o que está acontecendo, de modo que eles possam fazer muito mais do que faziam no passado."
BILL GATES, co-fundador da Microsoft, homem mais rico do mundo
Falhas de delegação de poderes significam ser incapaz de realizar uma tarefa sem primeiramente obter permissão ou informação. frequentemente, é um caso de ser microgerenciado ou de microgerenciar alguém, sendo que ambos consomem o seu tempo.
Para o empregado, o objetivo é ter acesso total a informação necessária e tanta liberdade de tomar decisões independentemente quanto for possível. Para o empresário, o objetivo é fornecer tanta informação e liberdade de tomar decisões independentemente quanto for possível, Serviços de atendimento ao cliente são com muita frequência o epítome das falhas na delegação de poderes, e um exemplo pessoal da BrainQUICKEN ilustra claramente o quão sério mas o quão facilmente resolvível pode ser esse problema.
Em 2002, terceirizei o serviço de atendimento ao cliente para rastreamento de pedidos e devoluções, mas mantive as questões relacionadas a produtos nas minhas mãos. O resultado? Recebia mais de 200 e-mails por dia e passava todas as horas entre 9 e 5 respondendo-os, e o volume de mensagens crescia. mais de 10% por semana! Tive que cancelar a propaganda e limitar os embarques, e um serviço adicional de atendimento aos clientes teria sido o prego final no meu caixão. Não era um modelo dimensionável Lembre-se desta palavra, porque em breve ela será importante. Não era dimensionável porque havia um gargalo de informação e decisão: eu.
O problema? A quantidade colossal de e-mails que invadia minha caixa de entrada não era de forma alguma relacionada a produtos, mas mensagens dos representantes do serviço terceirizado de atendimento ao cliente pedindo permissão para diferentes ações:
O cliente alega que não recebeu a remessa. O que devemos fazer?
O cliente está com produtos presos na alfândega. Podemos enviar novamente para um endereço nos Estados Unidos?
O cliente precisa do produto para uma competição em dois dias. Podemos mandar com urgência e, nesse caso, quanto devemos cobrar?
Era sem-fim. Centenas sobre centenas de situações diferentes tornavam impraticável escrever um manual, e eu não tinha nem tempo nem experiência para fazer isso a contento.
Felizmente, alguém tinha experiência: os próprios representantes terceirizados. Mandei um único e-mail para todos os supervisores, que imediatamente transformou 200 e-mails diários em menos de 20 por semana:
Olá a todos,
Eu gostaria de estabelecer uma nova política para nosso contrato, que substitui todas as outras. Deixar o cliente feliz. Se isso for um problema que custe menos de 100 dólares para resolver, use seu julgamento e resolva. Isto é a permissão oficial por escrito e um pedido para resolverem todos os problemas cuja resolução custe menos de 100 dólares sem me contatar. Eu não sou mais o seu cliente; meus clientes são os seus clientes. Não me peçam permissão. Façam o que acharem que é correto, e nós ajustaremos o que for preciso conforme formos avançando.
Obrigado,
Tim
Depois de uma análise mais atenta, ficou claro que mais de 90% dos problemas que geravam um e-mail podiam ser resolvidos com menos de 20 dólares. Revi os resultados financeiros da tomada independente de decisões semanalmente, por quatro semanas, depois mensalmente, e por fim semestralmente.
É incrível como o QI de alguém parece dobrar logo que você dá a ele responsabilidade e indica que você confia nele. O primeiro mês talvez tenha custado 200 dólares mais do que se eu estivesse micro gerenciando. Ao mesmo tempo, economizei mais de 100 horas por mês do meu tempo, os clientes receberam respostas com mais rapidez, as devoluções caíram para menos de 3% (a média da indústria é de 10-15%) e os terceirizados passaram a "trabalhar menos tempo em meu contrato. Tudo isso resultou em crescimento rápido, margens maiores de lucro e pessoas mais felizes de todos os lados.
As pessoas são mais espertas do que você pensa. Dê-lhes uma chance de provar seu valor.
Se você é um funcionário micro gerenciado, tenha uma conversa franca com seu chefe e explique a ele que você quer ser mais produtivo e interrompê-lo menos.
"Eu odeio ter que interrompê-lo tanto e tirar sua atenção de coisas mais importantes
que você tem de fazer. Estava lendo algumas coisas e tenho algumas ideias de como
posso ser mais produtivo. Você tem um segundo?"
Antes dessa conversa, desenvolva um certo número de "regras" como as do exemplo anterior, que lhe permitirão trabalhar com mais autonomia e buscando menos aprovação. Seu chefe poderá rever o resultado de suas decisões diária ou semanalmente, nos primeiros estágios. Sugira uma semana de experiência e termine com: "Eu gostaria de tentar. Isso parece ser algo que possamos tentar por uma semana?", ou com a minha favorita: "É razoável?". É difícil para as pessoas chamarem algo de não razoável.
Entenda que chefes são supervisores, não senhores de escravos. Estabeleça-se como um desafiador consistente do status quo e a maior parte das pessoas aprenderá a evitar desafiar você, particularmente se for em prol de uma maior produtividade.
Se você for um empresário micro gerente, compreenda que, mesmo que você possa fazer algo melhor do que o resto do mundo faria, isso não significa que você deveria fazer, caso isso seja parte dos detalhes. Delegue poderes para que os outros ajam sem interrompê-lo.
A CONCLUSÃO É que você só tem os direitos pelos quais lutou. Estabeleça as regras a seu favor: limite o acesso ao seu tempo, force as pessoas a definir suas questões antes de gastar tempo com elas e agrupe em lotes suas tarefas simples de rotina, para evitar o adiamento de projetos mais importantes. Não permita que as pessoas o interrompam. Encontre o seu foco e você encontrará seu estilo de vida.
Na próxima seção, Automação, veremos como os Novos Ricos criam recursos financeiros livres de gerenciamento e eliminam o maior de todos os obstáculos restantes: eles mesmos.
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