Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 03.02.2017 - Sexta

*Trabalhe 4 Horas por Semana - Timothy Ferriss - 03/02 - Sexta*

*Desperdiçadores de tempo: torne-se um ignorante*

"A melhor defesa é um bom ataque."
DAN GABLE, medalha de ouro olímpico
em luta greco-romana e técnico mais bem-sucedido da história;
recorde pessoal: 299-6-3, com 182 por queda.

Os desperdiçadores de tempo são os mais fáceis de eliminar e evitar. E uma questão de limitar o acesso e afunilar toda a comunicação em benefício da ação imediata.

Em primeiro lugar, limite a produção e o consumo de e-mails. Essa é a maior causa de interrupção no mundo moderno.

1. Desligue o alerta sonoro, se você o tiver habilitado no Outlook ou programa similar, e desligue também o enviar/receber automaticamente, que entrega
mensagens para você assim que alguém as manda.

2. Confira seus e-mails duas vezes por dia, uma vez ao meio-dia, ou logo depois do almoço, e novamente as quatro horas da tarde. Meio-dia e quatro da tarde são horários em que é mais provável que você tenha recebido respostas para os e-mails que você porventura tenha enviado.

Não faça da conferência de seus emails a primeira atividade da manhã.1 Em vez disso, faça sua tarefa mais importante antes das 11 horas, para evitar usar o almoço ou a leitura de e-mails como uma desculpa para adiá-la.

Antes de implementar sua rotina de duas vezes ao dia, você deve criar um email de resposta automática, que treinará seu patrão, seus colegas, fornecedores e clientes a ser mais eficazes. Recomendo que você não peça permissão para implementar isso. Lembre-se de um dos nossos dez mandamentos: peça desculpas; não peça autorização.

Se isso lhe der palpitações, fale com seu supervisor imediato e proponha experimentar esse método nos próximos dias. Mencione, como motivo para isso, projetos pendentes e frustração com as interrupções. Sinta-se a vontade para colocar a culpa no spam ou em alguém de fora do escritório.

Eis aqui um simples modelo de e-mail que pode ser usado:

Olá, amigos [ou Estimados colegas,]
Por conta da elevada carga de trabalho, passo a checar e responder emails duas vezes ao dia, ao meio-dia e as quatro da tarde. Se você precisa de algo urgente (por favor, assegure que seja urgente) que não pode esperar até um dos horários definidos, por favor, contate-me por telefone, no número 55-5555-5555. Obrigado por compreender esta iniciativa em busca de mais eficiência e eficácia.

Isso me ajuda a fazer mais coisas para servi-los melhor.
Atenciosamente,
Tim Ferriss
●●●

PASSE A FAZÊ-LO uma vez por dia, assim que possível. Emergências dificilmente ocorrem com mais frequência do que isso. As pessoas são péssimas juízas de importância e ficam inflando detalhes para preencher o tempo e se sentir importantes.

Essa auto-resposta é uma ferramenta que não só não diminui a eficiência, mas também força as pessoas a reavaliarem as razões que têm para interrompê-lo e ajuda-las a diminuir o contato improdutivo, que desperdiça tempo. Inicialmente, fiquei apavorado com a possibilidade do desastre de perder pedidos e convites importantes, assim como você deve estar ao ler estas recomendações. Nada aconteceu. Arrisque e conserte os pequenos acidentes pelo caminho.

Para um exemplo extremo de auto-resposta pessoal que nunca motivou reclamações e me permite checar os e-mails apenas uma vez por semana, mande uma mensagem para timothy@brainquicken.com. Foi revisada e aprimorada ao longo de três anos e funciona como hipnose. O segundo passo é peneirar as chamadas recebidas e limitar as efetuadas.

1. Use dois números de telefone se possível. – um, comercial, para as chamadas não urgentes, e um celular para as urgentes. Também podem ser dois celulares, ou a linha para as não urgentes pode ser um número de telefone baseado na Internet, que redirecione as chamadas para uma caixa de mensagens on-line
(www.skype.com, por exemplo).

Use o celular cujo número consta no e-mail de auto-resposta e atenda-o todas as vezes que chamar, a não ser que seja uma chamada não identificada ou que seja uma chamada a que você não queira atender. Se estiver em dúvida, deixe cair na caixa de mensagens e ouça o recado imediatamente, para. Avaliar sua importância. Se puder esperar, que espere. Quem interrompe precisa aprender a esperar.

O telefone comercial deve ser posto em modo silencioso e redirecionado para a caixa de mensagens, cuja gravação deve soar familiar:

Você ligou para a mesa de Tim Ferriss. Atualmente, confiro e respondo as mensagens na caixa postal duas vezes por dia, ao meio-dia e as 41 da tarde. Se você precisar de alguma coisa realmente urgente que não pode esperar até meio-dia ou 4 horas, por favor me ligue no celular, número 55-5555-5555. Se não, por favor deixe sua mensagem e eu retornarei aproximadamente nesses dois horários.

Assegure-se de deixar seu endereço de e-mail, porque normalmente consigo responder mais rápido dessa forma. Obrigado por compreender essa iniciativa visando a eficácia e eficiência. Isso me ajuda a fazer mais coisas para servi-lo melhor. Tenha um bom dia.

2. Se alguém liga para o seu celular, é presumidamente urgente e deve ser tratado como tal. Não permita que gastem tempo com outras coisas. Tudo começa na saudação. Compare:
Jane (recebendo) : Alô?
John (ligando): Alô, é a Jane>
Jane: Sim, sou eu.
John: Oi, Jane, aqui é o John.
Jane: Ah, oi, John. Como vai? (ou) Ah, ou, John. O que há?
John então fará uma digressão e começará uma conversa sobre nada, da qual
você terá que se recuperar e então pescar o verdadeiro objetivo do telefonema. Há
uma forma melhor de se atender:
Jane: Aqui é a Jane.
John: Oi, aqui é o John.
Jane: Oi, John. Estou um pouco ocupada agora. Em que posso ajudar?
Continuação em potencial:
John: Eu posso ligar mais tarde.
Jane: Não, eu tenho um minuto. O que posso fazer por você?
Não estimule as pessoas a engatarem uma conversa fiada e não lhes permita
que façam isso. Leve-as imediatamente ao ponto. Se começarem a enrolar ou tentar
adiar para uma ligação posterior, enquadre-as e force-as a voltar para o ponto central.

Se entrarem em uma descrição longa do problema, interrompa com: "Fulano, desculpe interromper, mas estou esperando uma ligação em cinco minutos. O que posso fazer para ajudá-lo?". Você pode dizer, em vez disso: "Fulano, desculpe interromper, mas estou esperando uma ligação em cinco minutos. Você poderia me mandar um e-mail?".

O terceiro passo é se aprimorar na arte de recusar e evitar reuniões.

No PRIMEIRO DIA em que nosso novo vice-presidente de vendas chegou à TrueSAN, em 2001, ele chegou a reunião com a empresa toda e anunciou em tantas palavras quanto estas: "Eu não estou aqui para fazer amigos. Fui contratado para montar uma equipe de vendas e vender produtos, e é isso que pretendo fazer.
Obrigado". Falou tudo em poucas palavras.

Ele então passou a cumprir sua promessa. Os sociais do escritório não gostaram dele por causa de sua visão objetiva sobre a comunicação, mas todo mundo respeitava seu tempo. Ele não era gratuitamente rude, mas era direto e mantinha as pessoas ao seu redor bastante focadas. Alguns não o consideravam carismático, mas ninguém o considerava nada menos do que espetacularmente eficaz.

Lembro-me de sentar-me em seu escritório para. nossa primeira reunião, apenas eu e ele. Recém-saído de quatro anos de treinamento acadêmico rigoroso, eu imediatamente comecei a explicar os perfis de prospecção, o elaborado planejamento que tinha desenvolvido, cronogramas, e por aí vai. Eu tinha passado pelo menos duas horas me preparando para conseguir uma boa primeira impressão. Ele ouviu, com um sorriso no rosto, por não mais do que dois minutos, e então levantou a mão. Eu parei. Ele riu de um jeito bondoso e disse: "Tim, eu não quero a história. Apenas diga-me o que precisamos fazer".

Nas semanas seguintes, ele me treinou para reconhecer quando eu estava desconcentrado ou focado nas coisas erradas, o que significava qualquer coisa que não fizesse os dois ou três maiores clientes ficar mais próximos de assinar uma ordem de compra. Nossas reuniões não duravam então mais do que cinco minutos.

Desse momento em diante, decida manter as pessoas ao seu redor focadas e evite todas as reuniões, seja pessoal ou remotamente, que não tenham objetivos claros. E possível fazer isso delicadamente, mas pode esperar que alguns desperdiçadores de tempo ficarão ofendidos nas primeiras vezes que seus avanços forem rejeitados. Uma vez que fique claro que permanecer em suas tarefas é sua política e não está sujeita a mudança, eles aceitarão e prosseguirão com suas vidas.

Esses sentimentos passam. *_Não sofra pelos tolos ou você se tornará um deles._*

Faz parte do seu trabalho treinar as pessoas ao seu redor para serem eficazes e eficientes. Ninguém mais o fará para você. Aqui estão algumas recomendações:

1. Decida que, dada a natureza não urgente da maior parte dos assuntos; você conduzirá as pessoas para os seguintes meios de comunicação, em ordem de preferência: e-mail, telefone e encontros pessoais. Se alguém propuser uma reunião, peça que mande um e-mail em substituição a reunião e então use o telefone como contra-oferta, se for preciso. Cite outro trabalho pendente e urgente como argumento.

2. Responda aos recados da caixa de mensagens de voz via e-mail sempre que possível. Isso treina as pessoas a serem concisas. Ajude-as a desenvolver o hábito.
Assim como sua forma de atender ao telefone, a comunicação por e-mail deve ser dinâmica, para prevenir idas e vindas desnecessárias. Assim, um e-mail dizendo:
"Você pode me encontrar às quatro da tarde?", ficaria melhor se dissesse: "Você pode me encontrar as quatro da tarde? Se puder... Se não, por favor me diga três horários em que você possa".

Essa estrutura "se... então" se torna mais importante ã medida que você confere seus e-mails com menos frequência. Como eu checo meus e-mails semanalmente, é fundamental que ninguém precise que eu responda "e se?" ou qualquer outra informação, sete dias após o e-mail inicial.

Se suspeito que um lote de produtos não chegou ao setor de embarque, por exemplo, mando um e-mail para a gerente deembarque com o seguinte conteúdo: "Cara Susan... O novo lote de mercadorias chegou? Se chegou, por favor me avise no... Se não, por favor contate Fulano de Tal no número 555-5555 ou por e-mail, fulano@tal.com (este e-mail segue com cópia para ele) e pergunte pela data de entrega e pelo número de referência. Fulano, se houver algum problema com a remessa, por favor fale com Susan, no telefone 555- 4444, que ela tem autonomia para tomar decisões de até 500 dólares.

Em caso de emergência, liguem para o meu celular, mas confio em vocês. Obrigado". Isso evita a maior parte das questões subsequentes, evita diálogos separados e me remove da equação de resolução dos problemas.

Adquira o hábito de considerar que ações "se... então" podem ser propostas em qualquer e-mail em que você faça uma pergunta.

3. Reuniões só devem ser marcadas para tomar decisões sobre uma situação predefinida, não para definir o problema, Se alguém propuser que você os encontre ou que "marque uma hora para falar ao telefone", peça aquela pessoa para mandar-lhe um e-mail com a pauta, para definir o objetivo:

Parece que dá. Para que eu possa me preparar melhor, você poderia me mandar um e-mail com uma pauta? Ou seja, com os tópicos e as questões que discutiremos? Seria ótimo. Desde já agradeço.

Não lhes dê a chance de escapar. O "desde já agradeço" antes de uma resposta incisiva aumenta suas chances de conseguir o tal e-mail.

A comunicação por e-mail força as pessoas a definirem os resultados desejados de uma reunião ou de um telefonema. Nove em cada dez vezes, uma reunião é desnecessária e você poderá responder as perguntas, uma vez definidas, por e-mail.

Imponha esse hábito aos outros. Não tive sequer uma reunião pessoal em minha empresa em mais de cinco anos e participei de menos de uma dúzia de conference calls, sendo que todas duraram menos de 30 minutos.

4. Por falar em 30 minutos, se você absolutamente não puder evitar uma reunião ou um telefonema, defina o horário em que acabará. Não deixe essas discussões sem conclusão e mantenha-as curtas. Se as coisas estiverem bem definidas, as decisões não devem levar mais do que 30 minutos. Mencione outros compromissos em horários estranhos para torná-los mais críveis (por exemplo, 15h20 em vez de 15h30) e para forçar as pessoas a ficarem focadas em vez de socializar, reclamar ou divagar. Se precisar participar de uma reunião que está prevista para durar bastante tempo ou que não será conclusiva, informe o organizador de que você gostaria de obter permissão para fazer seu aparte em primeiro lugar, porque terá um compomisso em 15 minutos.

Se for preciso, invente uma ligação urgente. Saia logo dali e pega a alguém para depois atualizá-lo sobre a discussão. A outra opção é ser completamente transparente e dizer a todos o quanto você acha aquela reunião desnecessária. Se você escolher esse caminho, prepare-se para enfrentar críticas e ofereça alternativas.

5. Sua área de trabalho é seu templo – não permita visitantes casuais. Uma sugestão é usar algum aviso "Não perturbe" visível, mas descobri que isso é gnorado a menos que você tenha um escritório. Minha forma de driblar visitantes era colocar fones de ouvido, mesmo que não estivesse ouvindo nada. Se alguém se aproximasse, apesar dos fones, eu fingiria estar no telefone.

Colocaria um dedo sobre os lábios, diria algo do tipo: "Estou na escuta", e então diria para o microfone: "Você pode aguardar um segundo?". Em seguida, viraria para o invasor e perguntaria: "Olá, o que posso fazer por você?". Não deixaria que ele "passasse aqui depois", mas o forçaria a adiantar o assunto, em não mais do que cinco segundos, e depois me mandar um email, se for necessário.

Se você não gosta de brincadeiras com fones de ouvido, deve responder ao invasor exatamente como faz atendendo ao celular: "Oi, invasor. Estou ocupado agora. Como posso ajudá-lo?". Se não ficar claro em 30 segundos, peça a ele para mandar-lhe um e-mail sobre o assunto em questão; não se ofereça para mandar o email:"

Ficarei feliz em ajudar, mas tenho que terminar isto primeiro. Você pode mandar um e-mail para me lembrar?". Se você ainda assim não conseguir despist ar oinvasor, dê a ele um limite de tempo sobre sua disponibilidade, o que também pode ser usado para conversas ao telefone: "Ok, tenho apenas dois minutos antes de precisar fazer um telefonema, mas qual é a situação e o que eu posso fazer para
ajudar?".

6. Use a Aproximação do Cachorrinho de Estimação para ajudar seus superiores e seus colegas a desenvolverem o hábito de evitar reuniões. Em vendas, a Aproximação do Cachorrinho de Estimação tem esse nome porque é baseada na abordagem usada por vendedores de lojas de animais de estimação: se alguém osta de um animalzinho mas fica hesitante em efetuar uma compra que vai alterar os hábitos de vida, apenas ofereça para deixá-los levar o animal para casa e trazer de volta caso mudem de ideia. E óbvio que isso raramente acontece.

A Aproximação do Cachorrinho de Estimação é de valor inestimável sempre que você encontrar resistências a mudanças permanentes. Arrebente a resistência com
uma proposta reversível de "vamos tentar apenas uma vez".
Compare o seguinte: